ZARZĄDZENIE NR 38/2016
WÓJTA GMINY BARUCHOWO
z dnia 24 października 2016r.
w sprawie: organizacji i funkcjonowania Stałego Dyżuru Wójta w Urzędzie Gminy
w Baruchowie oraz powołania punktów kontaktowych w jednostkach organizacyjnych gminy.
Na podstawie § 2 i § 5 Zarządzenia Wojewody Kujawsko - Pomorskiego Nr 350/2016
z dnia 23 sierpnia 2016 roku w sprawie utworzenia systemu stałych dyżurów na terenie województwa kujawsko - pomorskiego zarządza się, co następuje:
§ 1.1. Ustala się zasady tworzenia i funkcjonowania stałego dyżuru na terenie gminy Baruchowo w celu:
1) zachowania ciągłości procesu kierowania i koordynowania przez Wojewodę działaniami związanymi z realizacją zadań dotyczących osiągania wyższych stanów gotowości obronnej państwa na terenie województwa;
2) zachowania ciągłości procesu kierowania i koordynowania przez Wójta działaniami związanymi z realizacją zadań dotyczących osiągania wyższych stanów gotowości obronnej na terenie gminy Baruchowo.
§ 2.1 Stały dyżur, o którym mowa w § 1 tworzony przez Wójta stanowi element pośredni w procesie przekazywania jednostkom organizacyjnym gminy zadań określonych w planach operacyjnych, a także przekazywania zwrotnych potwierdzeń otrzymania decyzji i informacji
o sposobie ich wykonania.
2. Stały dyżur uruchamia się:
1) w stałej gotowości obronnej państwa – w celach szkoleniowych, kontrolnych lub sprawdzających:
-na polecenie organu tworzącego stały dyżur w podległych lub podporządkowanych
jednostkach organizacyjnych;
-na polecenie organu upoważnionego do zarządzania kontroli w zakresie określonym
w upoważnieniu;
-na polecenie Wojewody Kujawsko-Pomorskiego.
2) w czasie podwyższenia gotowości obronnej państwa – na polecenie Wojewody Kujawsko-Pomorskiego. Polecenie Wojewody Kujawsko-Pomorskiego w zakresie uruchomienia systemu lub jego wybranej części przekazywane jest drogą telefoniczną, faksową, elektroniczną lub radiową.
§ 3. W celu umożliwienia wzajemnego komunikowania się w ramach stałego dyżuru Wojewody z kadrą kierowniczą urzędu utworzone zostaną punkty kontaktowe:
Sekretarz gminy - punkt kontaktowy całodobowy;
Podinspektor ds. obronnych i straży - punkt kontaktowy w godzinach pracy urzędu.
§ 4.1. Kierownicy podległych i nadzorowanych jednostek: Zakładu Gospodarki Komunalnej w Baruchowie, Zespołu Szkół w Baruchowie i Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu
i Rekreacji w Baruchowie utworzą punkty kontaktowe w celu umożliwienia wzajemnego komunikowania się w ramach Stałego Dyżuru Wójta z kadrą kierowniczą tych jednostek w czasie pozasłużbowym.
2. Zobowiązuje się kierowników jednostek organizacyjnych gminy, organizujących punkty kontaktowe do:
1) wyznaczenia osób odpowiedzialnych za organizację i funkcjonowanie punktów kontaktowych określenia zasad ich pełnienia, zabezpieczenia w niezbędne środki łączności
i dokumenty;
2) przeszkolenia osób wyznaczonych do pełnienia dyżurów;
3) przekazanie danych teleadresowych do Urzędu Gminy w Baruchowie;
4) utrzymywania stałej łączności ze stałym dyżurem i punktem kontaktowym gminy.
§ 5.1. Zasady organizacji dyżurów całodobowych, o których mowa w ust. 4 określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. Z chwilą uruchomienia stałego dyżuru w urzędzie, punkty kontaktowe urzędu ulegają zawieszeniu natomiast punkty kontaktowe jednostek organizacyjnych działają bez zmian.
§ 6. 1. Do zadań osób pełniących dyżury całodobowe w szczególności należy:
1) powiadomienie określonych osób o obowiązku niezwłocznego stawienia się we wskazanym miejscu, zapewniających sprawne uruchamianie realizacji zadań wykonywanych
w ramach podwyższania gotowości obronnej państwa;
2) przyjmowanie oraz ewidencjonowanie i dostarczanie decyzji, a także informacji adresowanych do organów, na rzecz których działają;
3) ewidencjonowanie oraz przekazywanie nakazanych decyzji i informacji organów, na
rzecz których działają – do organów im podległych;
4) przyjmowanie oraz ewidencjonowanie i przekazywanie nakazanych informacji
w ramach współdziałania.
§ 7. 1. Miejscem pracy stałego dyżuru Wójta Gminy Baruchowo jest budynek Urzędu Gminy w Baruchowie (sekretariat pokój nr 8).
2. W celu zapewnienia przekazywania decyzji i informacji w ramach stałych dyżurów należy wykorzystać dostępne w urzędzie środki łączności przewodowej, łączność radiotelefoniczną oraz łączność w sieci komórkowej.
§ 8. Zobowiązuje się podinspektora ds. obronnych i straży do przeszkolenia osób wyznaczonych do pełnienia służby stałego dyżuru.
§ 9. Stały dyżur według zasad określonych w niniejszym zarządzeniu należy utrzymywać w stałej aktualności i gotowości do pełnego rozwinięcia i podjęcia działań.
§ 10. Traci moc Zarządzenie nr 6/05 Wójta Gminy Baruchowo z dnia 14 kwietnia 2005 roku w sprawie organizacji i funkcjonowania Stałego Dyżuru Wójta w Urzędzie Gminy
w Baruchowie.
§ 11. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy, którego zobowiązuję do koordynacji, nadzoru i kontroli spraw dotyczących organizacji stałego dyżuru oraz sprawdzania ich gotowości do funkcjonowania, a także wydawania niezbędnych wytycznych i innych dokumentów w tym zakresie.
§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załączniki 2;
Załącznik nr 1 – Struktura dokumentacji Stałego Dyżuru,
Załącznik nr 2 - Zasady organizacji i wyposażenia punktów kontaktowych.
Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 38/2016
Wójta Gminy Baruchowo
z dnia 24 października 2016r.
WYKAZ DOKUMENTACJI STAŁEGO DYŻURU
Wykaz Składu osobowego Stałego Dyżuru do powiadamiania o niezwłocznym stawieniu się
w miejscu pracy.
Grafik pełnienia służby Stałego Dyżuru.
Plan powiadamiania kadry kierowniczej i pracowników urzędu o obowiązku niezwłocznego stawienia się w pracy.
Wykaz punktów kontaktowych na terenie powiatu i gminy.
Wykaz adresów i numerów telefonów stałych dyżurów w powiecie i gminie.
Wykaz adresów i numerów telefonów organów nadrzędnych.
Wykaz kurierów i przydzielonych środków transportowych.
Książka meldunków.
Dziennik ewidencji informacji Stałych Dyżurów.
Brudnopis.
Załącznik nr 2 do Zarządzenia
Nr 38/2016 Wójta Gminy Baruchowo
z dnia 24 października 2016r.
ZASADY ORGANIZACJI I WYPOSAŻENIA PUNKTÓW KONTAKTOWYCH
Punkty Kontaktowe w urzędzie i w jednostkach organizacyjnych Gminy Baruchowo tworzy się w celu zachowania ciągłości procesu kierowania i koordynowania przez Wójta działaniami związanymi z realizacją zadań dotyczących, osiągania wyższych stanów gotowości obronnej na terenie gminy Baruchowo.
Osobowe punkty kontaktowe i dyżury całodobowe w jednostkach organizacyjnych będą uruchamiane w czasie wystąpienia zagrożenia bezpieczeństwa państwa na polecenie Wójta przez obsadę Stałego Dyżuru Wójta w Urzędzie Gminy w Baruchowie.
W warunkach wystąpienia zagrożenia bezpieczeństwa państwa osobom pełniącym dyżur -
w ramach punktu kontaktowego i dyżuru całodobowego- należy zabezpieczyć możliwości korzystania z pomocy: urzędów telekomunikacyjnych, pocztowych, Policji oraz straży pożarnej dla niezwłocznego przekazania informacji zainteresowanym osobom.
Punkty kontaktowe i dyżury całodobowe należy:
1) zorganizować i o fakcie tym należy poinformować organy na rzecz, których będą działać podając: nazwę instytucji organizującej, punkt kontaktowy, nazwę podmiotu, w której pełniony jest całodobowy dyżur, adres i numer telefonu punktu kontaktowego;
2) wyposażyć w:
a) wykaz osób funkcyjnych zawierający nazwiska, adresy i numery telefonów,
b) brudnopisy do zanotowania: treści informacji i czasu jej przyjęcia, nazwiska nadawcy
i przyjmującego informację oraz czasu i nazwiska osoby, której przekazano informację.