w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych określonych w instrukcji kancelaryjnej, stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Urzędzie Gminy Baruchowo

Na podstawie art. 6 ust.l ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.), w związku z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz.67) oraz § 34 ust. 4 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Baruchowo stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 32.2011 Wójta Gminy Baruchowo z dnia 25 lipca 2011 r. roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Baruchowo, zarządza się co następuje:

§ 1. 1. W Urzędzie Gminy Baruchowo, w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z dokumentacją, mają zastosowanie przepisy określone w:

1)   instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14, poz.67) zwanego dalej „rozporządzeniem", określającej szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiotach oraz regulującej postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej;

2)     jednolitym rzeczowym wykazie akt, stanowiącym załącznik nr 2 do Rozporządzenia, będącym podstawą klasyfikowania i kwalifikowania przez oznaczenie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw;

3)  instrukcji archiwalnej, stanowiącej załącznik nr 6 do Rozporządzenia, określającej organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego oraz szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym.

§ 2. Czynności kancelaryjne w Urzędzie Gminy Baruchowo są wykonywane w systemie tradycyjnym, który jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

§3. 1. Na koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy Baruchowo wyznacza się Panią Joannę Gawłowską - pracownika realizującego zadania archiwum zakładowego.

2. Do zadań koordynatora czynności kancelaryjnych należy:

1) bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw;

2) udzielania instruktażu pracownikom w zakresie wykonywanych czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie;

3) współpraca z Archiwum Państwowym w zakresie zapewnienia właściwego postępowania z dokumentacją;

4) podejmowania innych działań w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwianych spraw w Urzędzie.

§ 4. Dokumentacja nadsyłana i składana w Urzędzie Gminy Baruchowo oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:

1)   tworzącą akta spraw;

2)   nietworzącą akt spraw.

§ 5. 1. Dokumentacja tworząca akta sprawy otrzymuje znak sprawy.

2.  Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy i zawiera następujące elementy umieszczane po sobie wg podanej kolejności i oddziela kropką w następujący sposób:

ABC.123.77.2012, gdzie:

1)   ABC to oznaczenie referatu, bądź samodzielnego stanowiska pracy,

2)   123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3)   77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2012 roku w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

4)   2012 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

3.   W przypadku konieczności wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, znak sprawy konstruuje się następująco: ABC. 123.77.4.2012, gdzie 4 to liczba określająca czwartą sprawę w ramach wydzielonej grupy spraw, oznaczonej liczbą 77.

4.   Oznaczając pismo znakiem sprawy, po znaku sprawy można umieścić symbol literowy prowadzącego sprawę oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: ABC. 123.77.4.2011.XY, gdzie XY, to pierwsze litery imienia i nazwiska prowadzącego sprawę.

§ 6. Dokumentację nie tworzącą akt spraw, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt, stanowią w szczególności:

1)   zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, o ile nie stanowią części akt sprawy;

2)   niezamawiane przez podmiot oferty, z których podmiot nie korzysta;

3)     publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;

4)     dokumentacja finansowo-księgowa (np. rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;

5)   listy obecności;

6)   karty urlopowe;

7)   dokumentacja magazynowa;

8)   środki ewidencyjne archiwum zakładowego;

9)       dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań (np. dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr);

10)     rejestry i ewidencje (np. środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych).

§ 7. Ustala się listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny:

1)   opatrzonych klauzulą „zastrzeżone" i „poufne" zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228);

2)   adresowanych imiennie tj. zawierające jedynie nazwę urzędu oraz imię i nazwisko adresata (bez wskazania stanowiska służbowego lub stanowiska pracy ze struktury organizacyjnej;

3)    oznaczonych jako „oferta" w ramach prowadzonych w Urzędzie procedur zamówień publicznych, naboru, konkursów;

4)   opatrzonych dopiskiem „do rąk własnych";

5)   wartościowych.

§ 8. Wykonanie niniejszego Zarządzenia powierza się kierownikom referatów i samodzielnym pracownikom Urzędu Gminy Baruchowo.

§ 9. Nadzór nad realizacją Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Baruchowo.

§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i ma zastosowanie do dokumentacji powstającej i napływającej do Urzędu od dnia 1 stycznia 2011 roku.

Wójt

Inż. Stanisław Sadowski